新郎新婦を交えて、幹事さんはまず以下のような点を確認しておきます。

新郎新婦が呼びたい、呼ぼうと思っている大体の人数を確認。ゲストリストも作っておくと後々出欠の確認を取ったりする際に役立ちます。
お店に予約を入れることも考えて早めに概算人数を決めましょう。

豪華にするのか、それとも予算抑え目でいくのかを確認。
二次会の余興などで景品や新郎新婦へのプレゼントなどいろいろ必要となるものもでてくるので会費はお店への支払分＋必要経費となることに注意。ちなみに新潟の相場は大体5,000～6,000円ぐらい。

・ケーキ（お店によってはサービス）
・装 花（お店によってはサービス）
・景 品（余興の景品はあった方が○）
・余 興（ビンゴカードなど）
・ウェルカムボード
・演出グッズ（クラッカーなど）
・ギフト（引き出物など）　など

合コン風にするのか、フォーマルな感じでいくのか、それともノリ重視でいくのか、二次会の大まかな演出方法を確認。これをベースに二次会のプログラム（台本）をつくるので希望をしっかり確認しましょう。またNGとなるもの（下ネタ厳禁！など）も確認しておくとベター。

・二次会の準備全般（幹事）
・出席者のリスト作成
・演出などの企画・準備
・備品や景品の準備・買い出し
・必要なものの手配（ケーキや花束など）
・会計

・司会（幹事がやるケースが多い）
・幹事サポート
・受付（会費回収、名簿チェック）
・会計
場合によって…
・撮影係
・送迎（妊婦さんがいるなど）

予　算　予算を抑えたい場合は注意。コース内容などもしっかり検討。
人　数　予定している人数＋α。収容人数がいっぱいになると・・・
エリア　披露宴会場から遠い、交通の便が悪いなどはできるだけ避けて
雰囲気　フォーマル、ワイワイ系、合コン風など二次会のイメージに合わせて
設　備　予定している演出や余興に必要なものがあるかどうかチェック

人数が最終的に確定しないとお店とのやりとりが進みません。期間に余裕があるなら招待状を出して、期日に余裕がないのであれば、電話やメールで出欠をとるのもOK。
招待状を送ってもなかなか返信してこない人もいるので、親しい人に電話やメールであらためて確認をとってもらうと良いです。

このタイミングで当日手伝ってもらえるスタッフをかき集めるのも手。

参加人数が決定すると、予算が決まるのでこの段階で予算分けをきっちりしておきましょう。

時間で区切って二次会の流れを設定するのがいいかと思います。
大体の目安をつけて進行していかないと中だるみしたり、予定していた演出ができなかったりなど起こりうるので、ここはしっかり決めておきましょう。場合によっては、時間を超過すると、追加料金を取られたりすることもあるので、気をつけて。新郎新婦の思い出に残る大切な席なのでトラブルにも対応できるよう考慮にいれて。
また、演出の内容によってはお店側との相談が必要になることもあるので、会場を決める前にもある程度内容をつめておくとよいかもしれません。

当日の予定が決まったら、必要なものも大体きまってくるので、業者への手配や買出しを。買出しについては2週間〜1ヶ月前までに行けば問題ありませんが、業者への手配は時間がかかることも多いので早めに。

・ケーキ（お店によってはサービス）
・装 花（お店によってはサービス）
・景 品（余興の景品はあった方が○）
・余 興（ビンゴカードなど）・ウェルカムボード
・演出グッズ（クラッカーなど）
・ギフト（引き出物など）　など

新郎新婦と手伝ってくれるスタッフ、会場となるお店に最終確認を行います。当日のスケジュールや準備するものなどしっかり段取りを確認しましょう。ここでしっかりしておかないとトラブルの原因になりますので入念に。特に二次会会場で先に準備することになるスタッフの人とは個別に打ち合わせると良いです。

業者への手配
手配が一通り済んでいるか。当日納品のものは念入りに確認。
買い出し
必要なものは揃っているか。まだなら早めに。
業者への手配
演出や余興などで使う機材、持込みなどの確認
当日スタッフとの打合せ
当日の予定をそれぞれの担当とチェック。仕込みは入念に。

最終確認でつめたスケジュールどおりに進行していきます。ただし、こういう席は色々ありうるのでその場の状況やノリを把握して臨機応変に対応して、新郎新婦を祝う席ですから盛り上げていきましょう。

まずはお金の精算。黒字なら新郎新婦に、万が一赤字になった場合は有志を募ってカンパ相談。日を改めて関係者スタッフと新郎新婦でねぎらいも兼ねて打ち上げをするのも○。